5 Fehler mit Microsoft Teams in der Schule und wie du sie vermeidest

Immer wieder sehe ich, wie Schulen sich auf Microsoft Teams stürzen und einfach mal anfangen. Das ist gut so damit die digitale Bildung vorankommt und erste Erfahrungen gesammelt werden! 👩‍💻

Oft werden jedoch wichtige technische und organisatorische Punkte übersehen und spätestens nach dem Semster Wechsel kommt es zu Problemen, die viel Administrationsaufwand, Zeit und Nerven kosten. 

Ich zeige euch hier die 5 häufigsten Fehler, die Schulen mit Microsoft Teams machen und wie ihr diese vermeiden könnt!

Fehler Nummer 1 – händisches anlegen der Benutzer

Viele Schulen fangen an, die Schüler und Lehrer per Hand in Office 365 anzulegen. Bei Schulen mit 300 oder mehr Schülern ein enormer administrativer Aufwand! Warum nicht auf die Daten von vorhandenen Schulinformationssystemen (SIS) wie Sokrates zugreifen und in Office 365 importieren?

Mit 2 Möglichkeiten geht das und die LehrerInnen müssen sich nicht die Finger wund tippen und aufpassen, dass sie nicht unabsichtlich einen Benutzer oder ein Team löschen.

1 Möglichkeit: School Data Sync (SDS) – mit Excel Dateien Schüler, Lehrer und Teams anlegen:

Eine einfache Möglichkeit ist dafür School Data Sync von Microsoft zu nutzen (inkludiert in Office 365 A1). Dazu werden mehrere Excel Dateien (csv) aufbereitet und anschließend importiert. Folgende Daten können damit in Office 365 geladen werden:

• Schulen
• Sektionen (das sind die Klassen/Teams)
• Lehrer
• Schüler
• Roster Dateien (In diesen wird zugeordnet welche Klasse hat welchen Lehrer und welche Schüler)

Da man von vielen Schulinformationssystemen diese Daten bereits in Excel oder einer anderen Form exportieren kann ist es einfach die notwendigen Excel Dokumente mit ein wenig S-Verweis und Copy Paste mit Excel aufzubereiten. Die Dateien können in mehreren Abständen synchronisiert werden und die Benutzer, Teams usw. werden damit automatisch angelegt und man muss nicht händisch herum werken.

2 Möglichkeit: Active Directory eines physischen Servers auf Office 365 synchronisieren

Die zweite Möglichkeit, die ich auch gerne einsetze ist das Active Directory eines Servers, der in einer Schule betrieben wird mit Microsoft Azure Active Directory Connect oder auch Azure AD Connect genannt zu synchronisieren. Das Funktioniert hervorragend und man muss sich um nichts kümmern, da alle Gruppen und Benutzer von vorhandenen Organisations Units synchronisiert werden.

Fehler Nummer 2 – falsche Benennung von Teams

Häufig verwenden die Administratoren von Schulen für die Namensgebung von Teams dasselbe Schema wie im echten Leben – „Mathematik 4A„. Jetzt hat man am Ende des Schuljahres das Problem, dass vielleicht Schüler sitzen bleiben und diese logischerweise aus dem Team entfernt werden müssen. Nun verliert dieser Schüler jedoch ALLES was er in diesem Team an Hausübungen, Aufgaben, Notizen usw. gemacht hat!

Wie geht’s richtig?

Jahreszahl-Unterrichtsfach-Klasse   und im besten Fall sogar:
JahreszahlSemester-Unterrichtsfach-Klasse.

Nun ist es wichtig am Ende des Jahres oder Semesters für die Unterrichtsfächer jeweils ein neues Team anzulegen.
In dieses neue Team werden alle Schüler bis auf den „sitzen Gebliebenen“ übernommen. Dadurch hat der einzelne Schüler weiterhin Zugriff auf alles, was er in seinem Team erledigt hat und im zukünftigen Team des Folgejahrs ist er nicht mehr dabei.

Damit hat man eine gute organisatorische Struktur die auch in der Zukunft gut funktioniert und wo die Schüler ihre Dokumente und den Zugriff darauf nicht verlieren.

Fehler Nummer 3 – es wird die normale kostenlose Microsoft Teams Version ohne Office 365 A1 Plan genutzt

Ja auch das kommt mir immer wieder unter. „Warum sehe ich nicht das?“, „Ich habe bei mir kein Kursnotizbuch.“ usw…

Dieser Fehler trifft viele, die Teams hören und gleich mal drauf los googeln und sich nicht ausreichend informieren. Es wird der erste Link angeklickt, heruntergeladen und installiert und dann merkt man leider erst, dass vieles was in den  Tutorials behandelt wird fehlt.

Lösung:

Es gibt von Microsoft Teams eine Education Version, die im kostenlosen Office 365 A1 Paket inkludiert ist. Ich kann Schulen nur empfehlen: registriert euch für dieses Paket, es bietet ungemein mehr Funktionalität als die normale Free Version -> allen voran, dass ihr alle Benutzer in einem Ruck anlegen könnt siehe Fehler 1.

Wie ihr euch dazu als Schule registriert erkläre ich in diesem Beitrag: Wie man sich als Schule für das kostenlose Office 365 registriert.

Fehler Nummer 4 – man kann auch das Smartphone zum lernen nutzen!

Gut ich gebe zu das ist nicht wirklich ein Fehler doch wird von vielen Lehrpersonen das Potenzial des Smartphones zum lernen unterschätzt. „Die Kinder haben ja kein Notebook Zuhause, das brauchen jetzt die Eltern.“ oder „Die Kids haben ja nur ein Smartphone darauf können sie ja kaum arbeiten“. Falsch meiner Meinung nach.

Smartphones sind super zum Lernen, da die Kids liebend gerne darauf herum drücken weil es ihnen Spaß macht! Dieses Potenzial sollte von Lehrpersonen genutzt werden und die Unterrichtsmaterialien entsprechend „mobile friendly“ aufbereitet werden.

Ideen zum Unterricht per Smartphone

Hier ein paar Ideen, wie Smartphones mit Microsoft Teams super in den Unterricht integriert werden können:

• Per Videocall werden die Schüler aufgefordert bestimmte Aufgaben z.B auf Papier zu lösen, schrieben, zeichnen. Anschließend sollen sie ein Foto davon machen und dieses in eine Aufgabe oder das Kursnotizbuch laden.
• Präsentationen: Die Kids könnten dazu ermutigt werden, sich selbst bei einer Präsentation zu filmen die sie ausarbeiten sollen welche dann mit Feedback des Lehrers benotet werden könnte. PS: Wenn das ebenfalls über die Aufgaben abgegeben wird muss der Schüler keine Angst haben, dass er von anderen verspottet wird oder das Video in falsche Hände gelangt und geteilt wird.
• Die App FORMS eignet sich hervorragend, um Quizzes zu erstellen die auch auf Mobile gut aussehen und gut funktionieren. Hier erwähne ich ebenfalls wieder die Aufgaben worüber ein Quiz super easy erstellt werden kann.

Fehler Nummer 5 – Schüler dürfen Teams anlegen

Ich muss sagen hier sollte Microsoft noch nachbessern – standardmäßig kann nämlich jeder, auch Schüler, Teams nach belieben erstellen. Manche Schulen finden dass womöglich ok und es stellt auch kein Problem dar, den Kids hier Freiraum zu lassen.

Ich hatte jedoch schon mehrmals Anfragen dazu, einer bestimmten Benutzergruppe diese Rechte zu entziehen. Leider ist das nicht ganz einfach, sollte von einem kompetenten IT Betreuer jedoch umgesetzt werden können.

Lösung: per Powershell das Erstellen von Teams sperren

Man muss schon ein wenig tiefer ins System und den Office 365 Tenant eingreifen um das umzusetzen.

Kurz erklärt: es wird einer bestimmten Gruppe die Berechtigung zum erstellen von Teams gewährt, ALLEN Anderen nicht.

Ich verlinke euch hier den Artikel von Microsoft, der leider durch die automatische Übersetzung etwas holprig wirkt: LINK

Ich habe euch zur einfacheren Erklärung hier ein adaptiertes Power Shell Skript eingefügt. Dieses könnt ihr per Copy/Paste in einen Editor einfügen und als .ps1 abspeichern und so verwenden.

Wichtig: Davor muss eine Gruppe angelegt werden (bei mir sind das „Teamersteller“), die ihre Berechtigung behalten sollen!

Habt ihr vor schnellstmöglich Fernunterricht bzw. ein digitales Schulsystem einzurichten? Gerne helfe ich euch dazu weiter!